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Les conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de séjours de vacances ou accueils collectifs de mineurs (“colos”) relèvent du Code de l’Action Sociale et des Familles (organisation) et sont définies par le Code du Tourisme (vente).
Le Comité de Gestion des Centres de Vacances (CGCV) est une association nationale d’éducation populaire et nouvelle (loi 1901), déclarée à la Préfecture des Hauts-de-Seine, membre adhérent de La Jeunesse au Plein Air, membre associé de l’Union Nationale des Associations de Tourisme et affilié à La Ligue de l’Enseignement.
Le CGCV est titulaire des agréments Tourisme, Jeunesse et Sports, Éducation Nationale, Chèques Vacances et VACAF.
Tous les séjours ou accueils font l’objet d’une déclaration pour agrément auprès du Service départemental à la Jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES) des Hauts-de-Seine.
Le CGCV a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de la MAIF et a contracté une assurance assistance-rapatriement auprès d’IMA.
Le CGCV est signataire et membre de la charte handicap-vacances et loisirs, non spécialisés, pour l’accueil d’enfants porteurs de handicap ou souffrant de troubles de santé en séjours intégrés.
Les présentes et principales conditions de vente ont vocation à s’appliquer à tous les séjours organisés et proposés par le CGCV.
L’inscription à un séjour CGCV est conditionnée par l’acceptation pleine et entière des conditions générales suivantes, du projet éducatif, du projet éco-citoyens solidaires du CGCV et des projets pédagogiques des séjours. La signature du dossier d’inscription et des documents annexes sous-entend leur acceptation.
Afin de garantir la prise en compte de la demande de réservation, il sera demandé d’acquitter 30 € par carte bancaire au titre des frais de gestion de dossier déductible (cette somme est intégrée au prix global du séjour). Si le bénéficiaire annule ses choix de séjours, il ne peut demander le remboursement de ces frais de gestion de dossier par rapport au traitement de cette inscription.
Sur la base des réservations reçues, le CGCV procède aux inscriptions suivant ses critères associatifs et sociaux.
Les bénéficiaires disposent d’un délai de 10 jours, après confirmation de l’inscription, pour adresser par voie numérique leur dossier complet au gestionnaire des inscriptions.
Les tarifs des séjours sont calculés en fonction du quotient familial (sauf pour les salariés de droit privé ou extérieurs) et suivant la situation professionnelle (tarif 1, 2 ou 3). Ces deux éléments sont vérifiés au moment de l’inscription.
Les tarifs comprennent : les frais de dossier, les transports (pré-acheminement depuis un lieu de rassemblement et voyage vers le séjour), les transferts durant le séjour, l’hébergement, les repas, l’encadrement et l’animation proposée, le suivi sanitaire, les activités contractées, les matériels nécessaires à la pratique des activités, les frais de visas et autres droits d’entrée ou de sortie, les assurances et taxes diverses.
Les tarifs sont garantis fermes et définitifs à la date de publication du site (les évolutions du coût du transport liées notamment au prix du carburant, des taux de la monnaie du pays d’accueil, de différentes taxes, etc… sont supportées par le seul CGCV).
Les différentes modalités de paiement sont les suivantes : carte bancaire, virement bancaire, chèques vacances, chèques-vacances connect, bons CAF.
L’intégralité du montant du séjour devra être impérativement réglée 30 jours avant le départ du mineur (tous les paiements par carte et virements bancaires devront avoir été engagés au moment de l’envoi du dossier individuel). Si ces dispositions financières ne sont pas satisfaites, les mineurs ne seront pas accueillis au sein de leur séjour.
Des acomptes sont exigés suivant la typologie des séjours. Pour toute annulation à plus de 90 jours, le montant de l’acompte est retenu au titre des frais de dossier.
Les bénéficiaires de bons CAF doivent en être possesseurs au moment du paiement du solde (production recto-verso de la notification CAF). Néanmoins, il sera demandé à ces allocataires un chèque de caution du montant de l’aide accordée (restitution de ce dernier dès réception du paiement CAF par le CGCV).
Des aides spécifiques du CGCV permettent de renforcer l’accessibilité sociale à ses séjours.
Pour plus d’informations concernant les mesures sociales et solidaires du CGCV, cliquez ici.
Le CGCV garanti l’accueil (hébergement, repas, transports, etc…), la sécurité et la protection des participants.
L’évaluation négative d’un séjour par le jeune ou sa famille, et ce, quel que soit le motif, ne saurait donner lieu à un remboursement ou avoir.
Les activités consuméristes ou non respectueuses de l’environnement ne seront pas proposées au sein de nos séjours de vacances.
A l’inverse, les activités éducatives, citoyennes, écologiques et solidaires constituent le fil rouge de nos actions.
Si le jeune ne participe pas à une activité pour quelque raison que ce soit, il ne sera procédé à aucun remboursement partiel du séjour. D’une manière générale, aucun remboursement d’éventuelles prestations non consommées n’est possible.
Les activités mentionnées sur les fiches séjours constituent des exemples possibles, mais ne sont pas contractuelles.
S’agissant de restauration collective organisée par une association laïque financée et agréée par l’Etat, il ne sera pas possible de répondre aux demandes particulières philosophiques ou culturelles (viande hallal, casher, pratique du jeûne alimentaire, véganisme). Le CGCV respectera les régimes alimentaires suivants : sans porc, allergiques et sanitaires à l’appui d’une prescription médicale ou d’un projet d’accueil individualisé (PAI), végétariens.
Au départ et au retour, la présence d’un adulte accompagnant le jeune au lieu de rendez-vous est obligatoire.
Le transport comprend, l’aller et le retour d’une même ville par train, autocar ou avion en billet collectif forfaitaire.
Les modifications de voyage (changement de gare entre l’aller et le retour) doivent être communiquées au CGCV 60 jours avant le départ sans paiement supplémentaire. En deçà de 60 jours, tout changement de gare sera à la charge directe des familles (achat franc des billets auprès de la SNCF).
En cas de retard, après le départ du train, de l’autocar, du bateau ou de l’avion, les parents devront acheminer à leurs frais et par eux-mêmes leur enfant sur le lieu de séjour ou de rassemblement.
Lors des préacheminements en train, les voyages sont garantis par le CGCV pour un minimum de 10 jeunes (tarif groupe).
Le CGCV décline toute responsabilité en cas de retard des trains, autocars, bateaux et avions. La famille ne peut prétendre à un quelconque dédommagement (conditions spéciales réservées aux groupes, absence d’indemnités accordée aux billets collectifs, tarifs des séjours calculés au départ de Paris).
Conformément au code du tourisme, le CGCV informera la famille de la compagnie aérienne qui assurera le vol. Le CGCV effectue des réservations auprès de compagnies aériennes sur des vols réguliers en classe économique.
Une permanence téléphonique est assurée 7 j/7 et 24h/24.
Pour plus d’informations concernant les transports, cliquez ici.
Selon les destinations et/ou le mode de transports, le jeune de nationalité française devra être en possession d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport en cours de validité, d’une autorisation de sortie du territoire (AST) et d’une photocopie du titre d’identité du parent signataire de l’AST.
Certains pays (Afrique du Sud, Canada, Cap Vert, etc…) exigent l’établissement de documents complémentaires.
Les jeunes de nationalité étrangère doivent obligatoirement se renseigner auprès de leurs autorités consulaires afin de se procurer les documents nécessaires (visas) au franchissement des frontières.
Si l’absence d’une des pièces susvisées interdisait la sortie du territoire ou le voyage par avion ou par bateau en France, le séjour serait dû dans sa totalité et ne pourrait donner lieu à aucun remboursement.
Au moment du retour, si la perte d’un document consulaire (carte nationale d’identité, passeport, visa,…) par le jeune entraine des dépenses supplémentaires (transport distinct), elles seront facturées à la famille.
Quelle que soit la destination, la famille du jeune doit renseigner très rigoureusement une fiche sanitaire de liaison et contrôler la validité des vaccins du « voyageur ». La famille doit préciser tout traitement médical ou tout régime alimentaire particulier.
Pour l’accès à certains séjours, le CGCV formule des exigences et des recommandations sanitaires (vaccinations, traitements, passe sanitaire, tests, etc…) dans le cadre du principe de précaution. Les familles sont néanmoins invitées à consulter leur médecin référent pour toute décision de vaccination et de traitement propre à la situation de chaque individu.
Pour les séjours en Europe, le jeune doit-être impérativement muni d’une Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM).
Durant le séjour, le CGCV fait l’avance des frais médicaux (visite chez le médecin, consultation hospitalière, prescription de médicaments), qui restent à la charge des familles, qui doivent s’en acquitter auprès du CGCV (émission d’une facture). A réception du règlement, les pièces justificatives leur sont retournées pour remboursement par des organismes sociaux (Sécurité Sociale, Mutuelles). L’absence de règlement entraine une exclusion future des séjours.
En cas d’accident, le reliquat des soins non remboursés est pris en charge par la MAIF sur présentation des justificatifs de Sécurité Sociale et Mutuelles.
Les familles devront fournir une attestation valide d’assurance pour les activités scolaires et extrascolaires relative à l’ensemble des dommages corporels ou matériels que l’enfant pourrait subir ou causer dans le cadre de sa colo (activités annexes) – contrat d’assurance personnel « accidents de la vie ».
Le CGCV se réserve le droit d’annuler un séjour dont le nombre d’inscriptions de participants nécessaire à sa réalisation est insuffisant.
Un séjour équivalent ou le remboursement intégral du séjour (hors frais de gestion de dossier) serait alors proposé, sans qu’il puisse être question d’indemnités ou de dédommagements.
En cas d’annulation d’un séjour, l’information doit parvenir aux familles au plus tard un mois avant la date de départ.
Dans le cas où plusieurs enfants serait inscrits et que suite à l’annulation par le CGCV du séjour du premier, les parents décident d’annuler le séjour du second, etc., ce sont alors les conditions d’annulation qui s’appliquent.
En cas de désistement de votre part, et ce, quelle qu’en soit la raison, il sera retenu pour chaque mineur inscrit les frais d’annulation suivants :
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Période d’annulation |
Montant des frais d’annulation |
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+ de 90 jours |
Montant de l’acompte versé et des frais de gestion acquittés (30 €) |
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de 31 à 89 jours |
50 % du prix du séjour |
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- de 30 jours |
100 % du prix du séjour |
Aucun remboursement ne sera consenti dans les situations ci-dessous :
Les absences le jour des départs engendrent le paiement de l’intégralité du prix du séjour.
Un séjour interrompu ne donne lieu à aucun remboursement. Les retenues appliquées aux bénéficiaires en cas de désistement ou de séjour écourté compensent le préjudice causé au CGCV tenu d’acquitter un certain nombre de prestations (hébergements, transports, encadrement).
Si l’annulation du séjour découle d’une décision du CGCV, nous nous engageons au remboursement intégral de la colo (à l’exception des 30 € de frais de gestion de dossier).
Si l’annulation du séjour découle d’une décision de la famille pour des symptômes évoquant la Covid-19 chez l’enfant ou un membre de son foyer dans les 48 heures qui précèdent le départ ; d’enfants testés positivement ou déclarés comme tel par un médecin ou un membre du foyer est confirmé ou encore identifié comme contact à risque dans les 7 jours qui précèdent ; le CGCV s’engage au remboursement intégral de la colo (à l’exception des 30 € de frais de gestion de dossier), sur présentation d’un certificat médical attestant de ces différentes situations, ou d’un courrier de la CPAM ou ARS (tracing).
Le CGCV ne propose pas ce type de garanties et vous recommande de souscrire une assurance annulation et interruption de séjour auprès d’un assureur spécialisé de votre choix (elle coute en règle générale de 4 à 7% du prix du séjour).
Toutefois, le paiement intégral ou partiel par carte bancaire du séjour auprès du CGCV vous offre des garanties d’assurance, notamment en cas d’annulation ou d’interruption de voyage (protections qui varient suivant le type et le niveau de la carte).
Tous les séjours bénéficient d’une assurance Assistance-Rapatriement auprès d’IMA. Incluse dans la participation, aucun frais ne sera facturé à la famille en cas de rapatriement pour un accident ou une maladie inopinée.
Les rapatriements sanitaires sont décidés par les seules autorités médicales (médecins local et IMA). Le CGCV ne participe pas à la décision.
Le séjour est remboursé au prorata-temporis des journées effectuées. Sont appliquées les retenues suivantes : transports aérien, maritime et ferroviaire, hébergement acquittés par le CGCV.
En cas de vol, acte de vandalisme, de violence, de fugue, d’usage de produits illicites, d’alcool, d’indiscipline répétée, de mise en danger de soi ou d’autrui, de problèmes d’ordre psychologique ou de non-respect des adultes, le CGCV peut prononcer le renvoi d’un participant (décision conjointe entre le directeur du séjour et le CGCV). Le CGCV en informera les parents et mettra en place les modalités de retour et d’accompagnement éventuel. Il sera privilégié un transfert aérien afin de permettre au jeune de voyager en autonomie (13/17 ans) ou de bénéficier d’une prise en charge par la compagnie pour son accompagnement. La famille doit être disponible afin d’accueillir leur enfant à la date indiquée. Cette décision, prise soit à titre de sanction, soit pour garantir le bon déroulement du séjour pour les autres membres du groupe, s’impose à la famille. Les frais occasionnés par ce retour (transports, accompagnement) sont à la charge de la famille et la partie du séjour non effectuée n’est pas remboursée. Suivant le motif, le jeune recevra une sanction graduée allant de l’avertissement à l’exclusion définitive (sans droit de réinscription ultérieure).
Le CGCV ne peut être tenu pour responsable de la perte, du vol ou de la dégradation d’objets de valeur (mobiles, appareils photos, consoles, tablettes, caméra, etc…), de vêtements ou d’argent de poche, et ce, malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. Le CGCV conseille aux jeunes de ne pas se munir d’objets de valeur durant ses séjours, car ils en sont les uniques responsables en cas de dommages.
Le CGCV n’assure pas les objets perdus ou dégradés susvisés. L’obligation de la MAIF en cas de vol exige qu’une infraction soit constatée. Les petits vols pouvant se produire sur les séjours ne rentrent pas dans ce cadre.
En cas de perte ou de vol d’argent de poche, les jeunes demeurent pleinement responsables.
Le séjour terminé, la responsabilité du CGCV s’achève dans les 15 minutes après le retour du participant, et dès que ce dernier a été repris en charge par ses parents ou son représentant légal. Sauf autorisation écrite, le jeune ne sera pas autorisé, au retour, à rejoindre seul son domicile (sauf pour les retours en autonomie).
Nos séjours sont organisés par une équipe de dirigeants militants, de professionnels et de volontaires.
Les remarques, observations, suggestions, satisfactions sont importantes. Elles seront, pour le CGCV, de précieux éléments pour améliorer encore ses séjours en faveur des jeunes.
Le CGCV a mis en place les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les données de ses bénéficiaires (parents, mineurs) et de ses personnels, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Nos outils respectent notamment les dispositions protégeant le stockage des données.
Les personnes physiques (parents, mineurs, personnels) dont les Données Personnelles font l’objet d’un traitement dans le cadre des dispositions relatives à la protection des données, disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation quand aux données le concernant, exerçable par courrier postal (accompagné d’une copie de la pièce d’identité) à CGCV – Ministère de la Transition écologique – Réclamation RGPD – Arche de la Défense – 92055 LA DEFENSE Cedex