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Inscription
ATTENTION: Sans bulletin de salaire, vous vous verrez appliquer le tarif extérieur. Sans le dernier avis d'imposition, vous vous verrez appliquer le tarif correspondant au quotient le plus élevé.
Le CGCV accusera reception de votre demande par retour de mail.
ATTENTION: Cet accusé reception n'est pas une confirmation de votre inscription.
1. Le CGCV procéde aux affectations conformément à ses critères par l'odre de priorité suivant:
Vous recevrez alors par mail l'information quant au séjour attribué en fonction de vos différents choix.
2. Confirmer cette inscription en réglant au moins 20% d'acompte par CB.
ATTENTION : le non versement de l'acompte dans les 7 jours suivant l'affectation entrainera l'invalidation de l'inscription.
3. Complétez le dossier d'inscription de votre enfant selon les documents demandés dans la fiche séjour
ATTENTION : le non-respect de ces conditions entraînera l’annulation de votre réservation, sans relance.
Le paiement du séjour peut se faire d'une traite lors de la confirmation de l'inscription ou bien de manière échelonnée en respectant les conditions suivantes:
- Un acompte de 20% minimum doit être versé lors de la confirmation d'inscription
- 50% du prix du séjour doit être réglé à 90 jours du séjour
- La facture totale doit être réglée à 30 jours du départ
Annulation et interruption de séjour
Le CGCV se réserve le droit d’annuler un séjour dont le nombre de participants nécessaire à sa réalisation est insuffisant. Lorsque le CGCV annule un séjour, deux propositions vous sont formulées : (1) l’accès à un séjour de remplacement équivalent ou (2) le remboursement intégral des sommes acquittées, sans qu’il puisse être question d’indemnités ou de dédommagements.
En cas d’annulation d’un séjour, nous nous engageons à vous en informer au plus tard 1 mois avant la date de départ.
Attention : lorsque vous avez plusieurs enfants et que suite à l'annulation par le CGCV du séjour du premier, vous décidez d'annuler le séjour du second, etc., ce sont alors les conditions d'annulation qui s'appliquent.
En cas de désistement de votre part, à un séjour, et ce quelque soit le motif, les frais d’annulation suivants seront retenus pour chaque enfant inscrit :
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Période d’annulation |
Montant des frais d’annulation |
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+ de 90 jours |
20% du prix du séjour |
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de 31 à 89 jours |
50 % du prix du séjour |
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- de 30 jours |
100 % du prix du séjour |
Aucun remboursement ne sera consenti dans les situations ci-dessous :
Conseils : le CGCV vous recommande de souscrire à une assurance annulation de séjour auprès d’un assureur spécialisé.
L'interruption d'un séjour peut survenir pour les motifs suivants:
Aucun remboursement ne sera accordé quelque soit le motif de la décision.
Un remboursement par l'assurance du CGCV peut être envisagé au prorata de la durée non effectuée. Cette décision revient à l'assureur.
Le CGCV se réserve le droit d'acter le rapatriement d'un participant dés lors que ce dernier se met lui même ou met autrui en insécurité physique, morale ou affective. Cette décsion sera prise par le CGCV en concertation avec l'équipe d'encadrement du séjour et s'imposera à la famille sans qu'aucun remboursement ne soit accordé. Les frais de retour et d’accompagnement seront en outre facturés à la famille.
Avant le départ
Préalablement, au départ de votre enfant, une fiche trousseau adaptée au séjour. Nous vous invitons à respecter les indications quant aux vêtements requis et leur quantité.
Cette fiche est à compléter par vos soins et doit être glissée dans le bagage de votre enfant.
Le linge doit être marqué de façon indélébile aux nom et prénom de l’enfant.
Le CGCV vous recommande d’éviter les vêtements neufs, délicats ou chers et ne pourra être tenu responsable de toute perte ou détérioration.
Vous trouverez au bas de votre convocation, une étiquette mentionnant le séjour de destination et la ville de retour. Cette étiquette est à découper et à mettre dans le porte étiquette qui vous sera remis lors du départ. L'étiquette jointe devra être fixée solidement au bagage. À l'intérieur de ce bagage, une fiche devra comporter les renseignements suivants : nom, prénom, adresse du domicile de l'enfant et nom du séjour de vacances.
1 seul bagage est pris en charge, il doit être étiqueté au nom et prénom de votre enfant avec un numéro de téléphone. Un petit sac à dos léger peut néanmoins accompagner l'enfant pendant son voyage.
Vous trouverez au bas de votre convocation, une étiquette mentionnant le séjour de destination et la ville de retour. Cette étiquette est à découper et à mettre dans le porte étiquette qui vous sera remis lors du départ.
Le CGCV recommande d’éviter les sommes excessives. Les participants n'auront aucune dépense à faire durant le séjour. (10 €/semaine pour les 5-10 ans, 15 €/semaine pour les 11-14 ans, et 20 €/semaine pour les 15-17 ans paraissent suffisants).
L’argent de poche doit être mis dans le sac à dos, sous enveloppe, précisant le nom de l’enfant/du jeune. Son montant doit également être indiqué sur la fiche de trousseau. Sur place, deux solutions de gestion de l’argent de poche sont proposées en fonction des âges :
Attention : en cas de perte ou de vol, le CGCV ne pourra être tenu responsable et les directeur/trices ne pourront pas effectuer d'avance.
Conseils : des lunettes de soleil au bord de la mer et à la montagne, ainsi qu’une crème haute protection sont indispensables pour tous les séjours.
De plus, plusieurs maladies sont transmises par les moustiques dans le monde. Dans ce cadre, il est recommandé à tous les voyageurs de respecter les mesures habituelles de prévention des piqûres de moustiques suivantes :
Une réunion de présentation du séjour en visio-conférence à destination des parents pour les moins de 10 ans et à destinations des parents et des enfants/jeunes pour les + de 10 ans sera organisée et animée par l'équipe d'encadrement du séjour un mois avant le départ.
Selon le projet du séjour, les jeunes pourront être sollicités pour participer à des visios de préparation.
Un courrier de l'équipe d'encadrement, à destination des jeunes/enfants et des parents sera envoyé 3 mois avant le départ.
Pendant le séjour
Les visites sur le centre, par la famille du participant, sont soumises à autorisation préalable du CGCV. Pour autant, elles sont déconsillées afin de ne pas perturber le rythme de vie des enfants et le bon déroulement des séjours.
Les téléphones portables sont autorisés sur les séjours cependant, le CGCV ne sera en aucun cas responsable de leur détérioration, perte ou vol.
De plus, selon la catégrorie d'âge et le type de séjour, leur utilisation pourra :
- Etre limitée à un créneau horaire de la journée
- Etre reglementée en fonction des moments
- Etre raisonnée sur la base d'un accord commun entre jeunes et équipe d'encadrement
Toute utilisation abusive du téléphone portable tant en terme de temps d'utilisation, horaires ou pour des questions éthiques pourra amener l'équipe d'encadrement à procéder à la confiscation du matériel de manière définitive ou temporaire.
La pratique de certaines activités necessite la production d'une attestation ou d'un certificat médical. Ces documents sont indiqués dans la fiche séjour. Sans ces documents les enfants/jeunes ne pourront pratiquer l'activité prévue.
Le CGCV fournit les équipements de sécurité. Le port de ces équipements conditionne la pratique de l'activité (casques pour le ski ou le vélo, Bombes pour l'équitation, etc...)
Chaque séjour dispose d’un(e) assistant(e) sanitaire titulaire de l’AFPS ou du PSC1, chargé(e) de veiller sur la santé des enfants (dont l’administration des médicaments) et de faire appel à un médecin référent, au moindre problème. En cas de problème de santé, quelqu'il soit, vous serez informé directement par téléphone par le ou la directeur/trice du séjour.
Si votre enfant est souffrant durant le séjour, un résumé médical et un courrier vous réclamant le montant des frais engagés pour les soins vous seront adressés. Dès réception de votre règlement, l’ordonnance correspondante vous sera envoyée pour obtenir le remboursement des frais médicaux et pharmaceutiques.
En cas de problème de santé ne permettant pas la poursuite du séjour, le médecin de l'assureur du CGCV pourra emettre un avis de rapatriement sanitaire qui sera intégralement pris en charge.
Communication
Un journal de bord numérique est alimenté quotidiennement par les équipes d'encadrement, vous pourrez ainsi visualisez les photos du séjour de votre enfant. L’adresse du blog et les codes d'accés vous seont indiquée un mois avant le séjour.
Un premier message sera systématiquement mis sur le journal de bord dés que le groupe arrive sur le centre ou la premiere étape.
Sur les centres fixes accueillant des moins de 10 ans, les parents peuvent téléphoner au centre entre 17h30 et 19h30 durant le séjour. Les coordonnées de chaque structure d’accueil seront transmises par les directeurs des séjours avant le départ des enfants. Les parents disposeront du numéro de téléphone du directeur/trice si besoin pendant le séjour.
Le CGCV assure une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7 auprés des directeurs/trices de séjour.
Infos diverses
Le Passeport Colo dématérialisé comprend différentes informations pratiques relatives au séjour : lettre “N’oubliez pas chers parents”, courrier du directeur du séjour présentant son projet pédagogique, trousseau, adresse du blog, etc. Il est accessible sur le site internet du CGCV.
Le CGCV souscrit à une assurance qui couvre tous les enfants durant leur séjour dés leur prise en charge jusqu'à leur restitution. Dès lors, les enfants bénéficient des garanties d'assurance et d'assistance suivantes :
Le CGCV demande une attestation valide d’assurance à fournir mentionnant que l’enfant est bien assuré en RC vie privée et dispose des garanties activités extrascolaires relatives à l’ensemble des dommages corporels ou matériels que l’enfant pourrait subir ou causer dans le cadre de son séjour.
Conseils : il est fortement déconseillé d’emporter des objets de valeur (bijoux, appareil photo, portable, écouteurs, tablette, console, etc.) qui en cas de perte, ne sont pas pris en charge par l’assurance (aucune indemnisation ne sera versée).